Eine
E-Rechnung ist keine PDF-Datei.
Sie kann aber auf den ersten Blick so aussehen und evtl.
auch mit einem PDF-Anzeigeprogramm angezeigt werden.
Dieses spezielle E-Rechnungsformat nennt sich ZUGFeRD und
ist eine PDF-Datei mit einem computerlesbaren Anhang. Und
nur mit diesem an die PDF-Datei angehängten Zusatz ist es
eine E-Rechnung.
Einige PDF-Anzeigeprogramme wie z. B. der Sumatra-PDF
Reader können diesen angehängten Zusatz erkennen und
anzeigen, dass eine sogenannte XML-Datei angehängt ist.
Viele Anzeigeprogramme zeigen aber gar nicht an, dass an
die PDF-Datei noch eine E-Rechnung angehängt ist.
PDF-Anzeigeprogramme können diese für die E-Rechnung
notwendige XML-Datei meistens nicht auslesen oder
verarbeiten, selbst wenn der Zusatz angezeigt wird.
Für die korrekte Anzeige von E-Rechnungen werden
Spezialprogramme benötigt. Diese werden gerne
kostenpflichtig angeboten.
Es gibt aber auch kostenlose Programme wie den Quba-Viewer.
Der Quba-Viewer zeigt auf der linken Seite die PDF-Datei
mit der gewohnten Rechnung, die man auch auf Papier
drucken kann. Auf der linken Seite wird der
computerlesbare Teil angezeigt.
Wichtig: Nur der computerlesbare Teil der E-Rechnung
wird vom Finanzamt und anderen Prüfstellen anerkannt und
berücksichtigt.
Im Prinzip ist es also vollkommen egal, was in dem
PDF-Teil der Rechnung steht.
Der Teil mit der PDF ist nur noch ein Zusatz, damit wir
Menschen die Rechnung besser verstehen. Es sollte also
auch immer der rechte Teil der E-Rechnung angesehen werden
und man sollte nachsehen, ob die Summen am Schluss mit dem
PDF-Teil der Rechnung übereinstimmen, damit es später
keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt. Diese Kontrolle
lässt sich mit dem Quba-Viewer
gut erledigen. Den kostenlosen Quba-Viewer erhalten Sie
hier: https://quba-viewer.org/
Elster wird den meisten Selbstständigen bekannt
sein. Auch dort kann man sich E-Rechnungen kostenlos
anzeigen lassen:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
A1-Faktura kann keine E-Rechnung erstellen. Infos
dazu findenSie hier:
Info
zur E-Rechnungspflicht ab 2025
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